“文控”是“文件档案管理控制”的简称，英文是Document Control，也可以说得更全面一些，就是Document Management and Control。文控管理人员就是Document Controller。
文控是项目运行中信息流动的依赖，是信息收发、保存、查询和调取的核心枢纽。一个项目的运行中，信息的流动是一个”流“，现场实物的运动也是一个“流”。现场实物的运动，如果没有通过信息流动发出的指令，也就会无所适从。计划、方案、图纸、计量、信函、合约、采购、报验、变更和索赔等，都是信息的流动。负责保障信息流动的准确、及时、共享、不遗失、可追溯，这是多么关键的工作！而这就是文控的工作。假如项目运行中突然没有了文控，信息流动失去管理，那么现场实物的运动也无从管理，整个项目很快就会陷于混乱甚至停顿。
文控时时在所有人的眼前勤勉地运动着，人们却由于熟视无睹而容易忽略。但你假想一下，如果缺了文控的正常运行，一个项目就像庞大复杂的生产流水线没有了传送带，就算所有的部分都状态良好，系统也运转不起来。正是文控通过电子和纸质文件的收发，让一个项目运动了起来，有了生命。随着文档的数量越来越庞大，这个项目也生长壮大起来。一个个分散的部门和人员，包括内部的和外部的，因为有了文控，成了一个流动的、互动的整体，并且这些流动、互动和结果又都被文控完好地记录保存了下来。
在传统的项目组织机构中，文控无非是收发文件和整理保存文件，类似传达室+档案室的工作，所以归口到行政部门作为一项辅助工作顺理成章，符合人们的习惯。这个观念在现今的项目管理中必须彻底改变：文控属于质量保证与质量控制（QAQC）的管理范围，组织结构图和实际工作流程都应该依此办理。甚至可以换个角度看事物，不是文控附庸在一个项目的管理系统上，反而是一个项目的管理系统，附挂在其文控系统的框架上。文控系统是一个项目质量保证的关键组成。关于质量保证和质量控制，请详见对应章节的探讨。
其实，观察一个项目经理部的状态和它管理系统的可靠程度，有一个比较快速、简单的方法，就是看看他的文控系统及运行的情况。从商务合约和法律的角度考虑，项目管理非常讲究纸面上的记录，而原始的记录全部都在文控部门登记和保存着；项目管理又非常讲究系统和程序，而文控的结构就体现了一个项目经理部的系统和程序，也就成了项目部的缩影。
看文控人员是否都在忙碌中而井井有条，就大概知道项目运行的状态和效率；看存档的收发和保存的规矩程度，就大概知道项目人员的层次；看电子化文档管理系统，测试查询两个文件，就能感觉这个项目的质量管控水平，甚至预测其合约变更索赔的效果。
理解不理解文控的功能和重要性，会不会真正有效地使用文控系统，其实是一个现代国际工程项目管理人员自身的素质体现。
作者简介：刘屹，毕业于清华大学土木工程系，中欧国际工商学院MBA，高级工程师，供职于国际知名央企，特级项目总经理。具备20年国际工程项目一线管理经验，常年在公开市场环境中操作国际标准的项目。也有多年跨界成功实践政府战略合作项目和咨询项目的经历。
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